Разделение базы на несколько или удаление лишних организаций — это самая трудоемкая часть перехода с ПРОФ на Базовую. Поскольку в Базовой версии может быть только одна организация, у вас есть два пути в зависимости от цели.
Вариант 1: Вам нужна только ОДНА организация (остальные можно удалить)
Просто пометить организацию на удаление и нажать «Удалить» не получится, так как в базе накоплено множество ссылок (документы, справочники, записи регистров).
Как сделать правильно:
1. Создайте резервную копию!
2. Используйте стандартную обработку «Удаление помеченных объектов»:
- Зайдите в справочник «Организации» и пометьте лишние на удаление (клавиша Del).
- Перейдите в «Администрирование» → «Обслуживание» → «Удаление помеченных объектов».
- Выберите «Выборочное удаление».
- Проблема в том, что 1С не даст удалить организацию, пока на нее ссылается хоть один документ. Вам придется сначала удалить все документы этой организации, затем все связанные элементы справочников.
3. Альтернатива (Свертка базы):
- Если документов за прошлые годы очень много, можно сделать «Свертку базы» («Администрирование» → «Свертка информационной базы»), установив фильтр по ненужным организациям. Это удалит документы и заменит их остатками, которые потом проще удалить.
Вариант 2: Вам нужно сохранить ВСЕ организации (но в разных базах)
Это самый правильный и чистый способ. Вместо того чтобы «вырезать» лишнее из одной базы, мы будем «копировать» нужное в новую чистую базу.
Шаг 1: Подготовка
1. Убедитесь, что у вас есть внешняя обработка «Выгрузка и загрузка данных XML». Ее можно найти на диске ИТС или скачать в личном кабинете портала 1С (она входит в состав «Инструментов разработчика», но часто доступна отдельно как DataExchangeXML.epf).
2. Создайте новую пустую базу ПРОФ (того же релиза!).
Шаг 2: Выгрузка данных по одной организации
1. В исходной базе ПРОФ откройте обработку «Выгрузка и загрузка данных XML» (через «Файл» → «Открыть»).
2. На вкладке «Выгрузка» выберите все объекты (поставьте галочки на всех справочниках, документах, регистрах).
3. Главное: Нажмите кнопку «Настроить отбор».
4. Найдите в списке поле «Организация» (оно есть почти во всех документах) и установите фильтр по той организации, которую хотите перенести.
5. Нажмите «Выгрузить» и сохраните файл в формате .xml.
6. Повторите это для каждой организации в отдельный файл (если хотите каждую вынести в свою базу).
Шаг 3: Загрузка в новую базу
1. Запустите пустую базу ПРОФ.
2. Откройте ту же обработку «Выгрузка и загрузка данных XML».
3. Перейдите на вкладку «Загрузка» и выберите ваш файл.
4. После загрузки у вас будет база, в которой есть данные только по одной фирме.
Шаг 4: Конвертация в Базовую
Теперь, когда у вас есть база ПРОФ, в которой осталась только одна организация, выполните процедуру конвертации в Базовую версию через конфигуратор (загрузку файла base.cf), которую я описывал в предыдущем ответе.
Трудности, с которыми вы столкнетесь:
- Общие справочники: Справочники «Номенклатура», «Контрагенты», «Статьи затрат» в 1С часто не имеют привязки к конкретной организации. При выгрузке/удалении они могут перенестись «кучей» или не удалиться.
- Сбитые номера: После разделения базы на несколько, проверьте нумерацию документов.
- Пин-коды: Помните, что для каждой новой созданной Базовой базы вам потребуется отдельная лицензия (пин-код), если вы планируете вести их параллельно. Если вы просто переходите с ПРОФ на Базовую для одной фирмы, используйте купленный пин-код.
Совет: Если организации в базе тесно переплетены (общие контрагенты, общая номенклатура), способ с выгрузкой через XML в новую базу — самый надежный. Он гарантирует, что в «новую» базу не попадет лишний мусор от других юридических лиц.